Role & scope
Fully designed and built: from architecture to production. An enterprise-grade email platform that combines multiple providers with AI-driven automation, campaign management and a comprehensive contact system.
- Multi-provider inbox: Gmail, Outlook, IMAP, Apple Mail and Yahoo in one unified interface with OAuth 2.0 authentication.
- AI-driven rules that automatically sort, label and reply. Multiple AI providers supported: OpenAI, Claude, Google AI and local Ollama.
- A complete campaign platform with templates, variables, A/B-testing, scheduling and open/click tracking.
- Built-in contact management with groups, tags, duplicate detection, CSV import and enrichment data.
- Google Workspace integration: Calendar and Tasks synchronisation for a central workspace.
Impact
- One inbox for all your email: no more switching between Gmail, Outlook and other providers — everything clearly on a single screen.
- AI automation saves hours per week through smart sorting, auto-labelling and automatic replies to routine emails.
- Integrated campaign management replaces separate tools like Mailchimp — templates, scheduling and tracking in the same platform.
- Contact management with duplicate detection and group segmentation keeps your data clean and your communication targeted.
Architectuur
React-frontend met Hono als lichte, edge-compatibele API-laag, terwijl PostgreSQL wordt gebruikt voor het beheren van e-mailmetadata, contacten en campagnes. Mailproviders worden geïntegreerd via OAuth 2.0. De AI-regels-engine maakt gebruik van een abstractielaag om LLM-providers te benaderen, waardoor sorteren, labelen en concept-antwoorden werken ongeacht welke provider een gebruiker kiest.
Modelkeuze
Bewuste keuze voor meerdere leveranciers (OpenAI, Claude, Google AI en lokale Ollama) in plaats van vendor lock-in op één model. Sommige gebruikers willen geen e-mailinhoud naar een Amerikaanse cloud sturen en kiezen daarom voor een lokaal Ollama-model; anderen geven de voorkeur aan de kwaliteit van GPT-4o of Claude voor complexere concept-antwoorden. De abstractielaag maakt dit per gebruiker instelbaar zonder codewijziging.
Kosten & latency
- AI-kosten zijn afhankelijk van de gekozen provider: cloudproviders rekenen per token, terwijl de Ollama-optie geen marginale kosten heeft maar wel eigen rekencapaciteit vereist.
- Classificatietaken (sorteren, labelen) draaien bij voorkeur op goedkopere, snellere modellen; zwaardere generatieve taken op krachtigere modellen.
- Classificatielatency doorgaans onder 1 seconde; gegenereerde antwoord-concepten 2–4 seconden, afhankelijk van de gekozen provider.
Lessons learned
De eerste versie deed AI-classificatie synchroon bij elke binnenkomende mail, wat de inbox-sync merkbaar vertraagde. Overschakelen naar een asynchrone wachtrij loste dat op: inbox-sync wacht niet meer op AI-labeling. De provider-abstractielaag bleek achteraf de belangrijkste architectuurbeslissing — een nieuwe provider toevoegen kost daardoor nauwelijks werk.
Concept — cijfers ter illustratie, nog te verifiëren tegen het daadwerkelijke project vóór publicatie.